ZOOMER

konferencje

ABC organizowania firmowej konferencji

Konferencje stanowią nieodłączny element świata biznesu, ponieważ służą również innym funkcjom niż wyłącznie dzielenie się swoją wiedzą i doświadczeniem. Pomagają budować nowe relacje i nawiązywać współpracę, dzięki czemu otwierają przed firmą nowe możliwości. Ponadto kreują pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa i ułatwiają promowanie marki. Pierwszym etapem przygotowywania konferencji jest ustalenie liczby gości. W tym celu należy wysłać zaproszenia i poprosić o potwierdzenie przybycia.

Konferencje w dobrej lokalizacji

konferencjeForma, w jakiej się zaprasza, również ma znaczenie. Zaproszenia wysyłane drogą elektroniczną uznawane są za mniej bezpośrednie (zwłaszcza te rozpoczynające się zwrotem „Szanowni Państwo”), z tego powodu wiele osób na nie po prostu nie odpowiada. Dlatego też lepiej się sprawdzi tradycyjna forma, jednak bezwzględnie musi się na niej znaleźć odręczny podpis zapraszającego. Kolejny etap stanowi wybór odpowiedniego miejsca, który zależy od liczby uczestników konferencji. Im więcej osób przybędzie, tym większa sala będzie niezbędna, a nie wszystkie ośrodki czy hotele dysponują pomieszczeniem, w którym zmieści się więcej niż 200 osób. Istotna również jest lokalizacja – zwłaszcza gdy uczestnicy przybędą z całej Polski. Należy zadbać o to, aby każdy z nich miał łatwy dojazd, dlatego warto organizować firmowe konferencje w Wielkopolsce. Region ten jest dobrze połączony komunikacyjnie z innymi częściami kraju, dlatego też osoby podróżujące publicznymi środkami transportu bez problemu dotrą do celu. Trzeba też sprawdzić, czy wybrane na konferencję miejsce dysponuje odpowiednią liczbą miejsc parkingowych, aby żaden z gości nie musiał się martwić o to, gdzie będzie mógł pozostawić swój samochód. W przypadku kilkudniowych spotkań biznesowych należy zadbać również o nocleg – dobre rozwiązanie stanowi zarezerwowanie sali konferencyjnej w hotelu.

konferencjePozwoli to uniknąć dodatkowego zamieszania związanego z przemieszczaniem się z hotelu na miejsce konferencji. Dzięki temu zaproszone przez nas osoby będą miały również więcej czasu, który mogą wykorzystać np. na odpoczynek w strefie SPA i wellness. Ważne jest również samo wyposażenie sali, które może uprzyjemnić spędzany w niej czas. Konferencje zazwyczaj wiążą się z kilkugodzinnym siedzeniem, dlatego krzesła powinny być wygodne. Ponadto każdy z uczestników powinien mieć odpowiednią ilość miejsca, żeby mógł położyć swoje materiały. Równie istotna jest kwestia dotycząca wyposażenia technicznego, które pomaga prelegentom wygłosić swój referat. Zazwyczaj niezbędne okazują się: projektor, ekran, tablica flipchart; jednak niekiedy przydatne mogą być także mikrofony. Warto sprawdzić również akustykę pomieszczenia, co pozwoli uniknąć nieprzyjemnych sytuacji związanych np. z odbijającym się echem. Aby uczestnicy konferencji czuli się komfortowo, należy zadbać także o to, by w sali znajdowała się działająca klimatyzacja.

Elementem, który wpływa na to, jak odbiera się konferencję, jest również poczęstunek. Siedzenie i słuchanie wykładów przez cały dzień może okazać się męczące, dlatego każdy z uczestników powinien mieć zapewniony dostęp zarówno do ciepłych, jak i zimnych napojów oraz przekąsek. Warto również zadbać o ciepły posiłek w wersji mięsnej i wegetariańskiej.